Moderne Schreibstile im Büro: Wann formell, wann informell?

 
 
Dein Schreibstil im Büro beeinflusst maßgeblich, wie andere Dich wahrnehmen und wie gut Deine Botschaften ankommen. Gerade in der heutigen Arbeitswelt, wo E-Mails und Chats zentrale Kommunikationsmittel sind, ist es oft gar nicht so leicht, den richtigen Ton zu treffen: Formell oder informell – was passt besser?
 

 
Ob Du eher formell oder locker schreibst, hängt immer davon ab, wen Du ansprichst, wie gut ihr euch kennt und worum es geht. In diesem Textertipp erfährst Du, wie Du in jeder Situation den passenden Schreibstil im Büro findest. Und so unnötige Missverständnisse vermeidest.
 
 

2. Was ist ein formeller Schreibstil?

 
Der formelle Schreibstil zeichnet sich durch eine sachliche, präzise und oft distanzierte Sprache aus. Er wird hauptsächlich in Situationen verwendet, in denen Professionalität und Seriosität im Vordergrund stehen. In der modernen Bürokommunikation ist er nach wie vor in vielen Bereichen die Norm.
 
Beispiele für formelle Kommunikation:
 
👉 Geschäftsbriefe: „Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit möchten wir Ihnen mitteilen, dass…“
👉 Angebote oder Verträge: „Wir bedanken uns für Ihr Interesse und freuen uns, Ihnen das folgende Angebot zu unterbreiten.“
👉 Offizielle E-Mails an externe Partner: „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Max Mustermann.“
 
Ein formeller Schreibstil ist besonders geeignet, wenn es um offizielle Themen geht oder wenn Du in einer professionellen Beziehung zum Empfänger stehst.
 
 

3. Was ist ein informeller Schreibstil?

 
Der informelle Schreibstil ist persönlicher, freundlicher und oft lockerer. Er wird in eher ungezwungenen Kontexten verwendet, wie in der Kommunikation mit Kollegen oder innerhalb eines vertrauten Teams. Ein informeller Schreibstil kann in der modernen Bürokommunikation besonders dann sinnvoll sein, wenn es um schnelle Abstimmungen oder alltägliche Aufgaben geht.
 
Beispiele für informelle Kommunikation:
 
👉 E-Mail an Kollegen: „Hi, kannst du mir mal schnell den Bericht schicken? Danke!“
👉 Team-Chats: „Hey, schau mal bitte in die Datei rein und gib mir Bescheid, ob das so passt.“
👉 E-Mails in einem lockeren Arbeitsumfeld: „Hallo zusammen, ich hoffe, ihr hattet ein schönes Wochenende. Hier ist der Plan für die Woche!“
 
Der informelle Schreibstil ist geeignet, wenn Du in engem Kontakt mit dem Empfänger stehst und die Beziehung eher locker ist.
 
 

4. Wann ist welcher Stil angebracht?

 
Die Entscheidung, ob Du formell oder informell schreiben solltest, hängt von mehreren Faktoren ab:
 
1. Die Beziehung zum Empfänger: Wenn Du mit einem Vorgesetzten oder einem Kunden schreibst, ist ein formeller Schreibstil meist die sichere Wahl. Mit Kollegen oder in vertrauten Teams kann der informelle Schreibstil jedoch besser passen.
 
2. Der Anlass der Kommunikation: Wichtige Themen wie Vertragsverhandlungen oder Konfliktmanagement erfordern meist eine formelle Kommunikation. Alltägliche Themen, wie kurze Nachfragen oder Abstimmungen im Team, können informeller sein.
 
Beispiel:
 
👉 Formell: „Sehr geehrte Frau Müller, ich möchte Sie gerne über die nächsten Schritte in unserem Projekt informieren.“
👉 Informell: „Hi Petra, hier eine kurze Info zu den nächsten Schritten im Projekt!“
 
Hier wird deutlich, wie sich die Wortwahl ändert, abhängig davon, in welchem Verhältnis Du zum Empfänger stehst und um welches Thema es geht.
 
 

5. Tipps zur richtigen Stilwahl

 
Hier sind fünf praktische Tipps, die Dir helfen, den passenden Schreibstil im Büro zu finden:
 
1. Kenntnis des Empfängers: Je besser Du die Person kennst, desto informeller kannst Du sein.
2. Unternehmensrichtlinien beachten: In einigen Firmen gibt es klare Regeln, die den Ton der Kommunikation vorgeben.
3. Achte auf den ersten Kontakt: Bei der ersten Kontaktaufnahme solltest Du immer formell starten.
4. Schwere Themen formell behandeln: Wenn es um Konflikte oder formelle Entscheidungen geht, wähle immer den formellen Stil.
5. Passe Dich dem Stil des Empfängers an: Wenn Dein Gegenüber informell schreibt, kannst Du diesen Stil oft spiegeln.
 
Mit diesen einfachen Regeln stellst Du sicher, dass Deine Kommunikation immer der jeweiligen Situation und dem Empfänger angemessen ist.
 
 

6. Die Auswirkungen des falschen Stils

 
Der falsche Schreibstil kann dazu führen, dass Du Missverständnisse oder gar Konflikte provozierst:
 
👉 Zu informell: Wenn Du zu locker mit einem wichtigen Kunden schreibst, kann dies unprofessionell wirken und Vertrauen zerstören.
👉 Zu formell: Wenn Du hingegen zu steif und distanziert mit Deinen Kollegen kommunizierst, kann dies als unnahbar und kalt empfunden werden.
 
Beispiel:
 
👉 Zu locker bei einer Absage: „Sorry, passt nicht.“
👉 Zu förmlich bei einer einfachen Frage: „Sehr geehrter Herr Schmidt, ich möchte höflich nachfragen, ob Sie den Bericht gelesen haben.“
 
Der Schreibstil ist also mehr als nur eine Formsache – er beeinflusst die Beziehung zum Empfänger und damit den Erfolg Deiner Kommunikation im Büro maßgeblich.
 
 
Im Büro ist die richtige Balance zwischen formell und informell entscheidend. Achte darauf, den Schreibstil immer der Situation und Deinem Gegenüber anzupassen, um Missverständnisse zu vermeiden und gleichzeitig effizient zu kommunizieren.
 
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