Geschäftsbrief verfassen

Tipps und Vorlagen zur Optimierung Ihrer Briefe

Manche machen es täglich, andere eher selten: einen Geschäftsbrief verfassen. Ob offizieller Brief, persönlicher Brief, Geschäftsbrief oder formeller Brief: Jedes Schriftstück hat seine eigenen Richtlinien. Deshalb gibt es – gerade für die Unerfahrenen unter den Schreibern – sogenannte Brief-Normen. Dazu zählen Unterschrift-Regeln und Richtlinien für den Aufbau eines Geschäftsbriefs. Der Textertipp zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Brief verfassen und liefet Ihnen eine kostenlose Brief-Vorlage für Geschäftsbriefe.

Auf einen Blick:
Geschäftsbrief verfassen leicht gemacht
Vorteile richtig im Brief verfassen
Der Brief-Schlusssatz
Brief-Unterschrift: Regeln
Ihre Geschäftsbrief-Vorlage

Geschäftsbrief verfassen leicht gemacht: Hilfreiche Tipps

Wie schreibe ich einen Brief? Sie sollten beim Briefschreiben eines immer im Hinterkopf behalten: Briefe sind nichts Anderes als Gespräche über eine Distanz hinweg. Deshalb sollten Sie im Brief auch so schreiben, wie Sie mit dem Adressaten sprechen würden. Darüber hinaus gibt es aber natürlich auch formale Anforderungen an Ihr Schriftstück. Hierzu drei goldene Regeln:

1. Halten Sie die Brief-Norm ein. Zum Beispiel beim Schreiben des Briefkopfes …

Einfach, aber effektiv: Hält sich Ihr Schriftstück an die Brief-Norm, wirkt es schon auf den ersten Blick positiv auf Ihren Leser. Orientieren Sie sich für Ihren Brief an der DIN-Norm 5008. Diese regelt formale Aspekte wie …

• die Platzierung der Adresse.
• die Formulierung der Adresse.
• die Verwendung von Abkürzungen.
• den Aufbau vom Briefbogen.

Denken Sie dabei auch an die Frage: Was macht einen Brief eigentlich zu einem Brief – egal ob es sich um einen Geschäftsbrief oder einen formellen Brief handelt? Hier sehen Sie die wichtigsten Brief-Merkmale:

• Headline / Betreff
• Absatzstruktur
• Datum
• Anschrift
• Absenderzeile, in der Regel auf Höhe des Fenster-Kuverts
• Name und Funktion des Unterschreibenden unter der Unterschrift
• PS

2. Wichtige formale Brief-Anforderungen, die Sie kennen sollten …

Auch hinsichtlich Schriftgröße, Hervorhebungen und Absatzstruktur hat ein Brief Vorgaben. Die wichtigsten Dos und Don’ts im Brief als Überblick:

Dos	Don'ts
Arial in Schriftgröße 11	Kontrastarmer oder unruhiger Hintergrund
Times New Roman in Schriftgröße 12	Zu kleine oder zu große Abstände zwischen den Buchstaben
Fettschrift für Hervorhebungen	Negativschriften
Kursivschrift für Zitate	Großbuchstaben
Hervorhebung einzelner/weniger Wörter	Vorsicht mit Unterstreichungen: Sie signalisieren Hyperlinks
45 Zeichen pro Zeile	Hervorhebungen über mehrere Zeilen
	Weniger als 35 oder mehr als 60 Zeichen pro Zeile

3. Ihre Checkliste: Haben Sie alle wichtigen Dialogmarketing-Elemente im Werbebrief platziert?

Soll Ihr offizieller Brief positive Response einholen, gibt es Dinge, die auf keinem Fall fehlen sollten. Darunter …

• Vollständige Kontaktdaten Ihres Unternehmens
• Der Call to Action am Ende: Was soll Ihr Leser tun?
• Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Websiten-Adressen (auch im Fließtext)

Vorteile richtig im Brief verfassen

Wir sind alle Egoisten – zumindest, wenn es um das Lesen von werblichen Briefen geht. Erreicht uns ein offizieller Brief, der Werbung für ein Unternehmen macht, scannen wir ihn. Wir suchen nach kleinen Informationshappen, die uns verraten: Springt hier was für mich raus?

Deshalb lautet eine der wichtigsten Briefregeln beim Briefe verfassen: Vorteile, Vorteile, Vorteile! Mit anderen Worten: Zeigen Sie dem Leser, welchen Nutzen er hat, wenn er Ihren Brief liest.

Am besten packen Sie diesen Nutzen in Bulletpoints, damit Sie dem Leser sofort ins Auge fallen. Achtung, hier lauert eine Falle: Texten Sie wirklich konkrete Nutzen, keine Produktmerkmale!

Ein Beispiel: Versandkostenfreie Lieferung ist ein Merkmal. Der Vorteil für den Kunden? Er spart Geld. Aber was ist der Nutzen? Der Kunde bekommt das Produkt ohne Aufpreis bequem nach Hause geliefert. Das bedeutet für ihn zum Beispiel: Er muss nicht nach der Arbeit noch in die Stadt fahren. Oder: Er muss nicht bei schlechtem Wetter nach draußen, um das Produkt zu kaufen.

Der Brief-Schlusssatz: Achtung, Floskeln!

Wie im persönlichen Gespräch, so zählt auch im Brief neben dem ersten der letzte Eindruck. Deshalb achten Sie also immer auf den Brief Schlusssatz. Hier lauern gleich zwei große Fehlerquellen!

Fehler #1: Zur Verfügung stehen

Von vielen schon oft gelesen und für jeden Leser ermüdend „stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung“. Raus damit! Passiver geht’s nicht. Schreiben Sie lieber etwas wie „Kontaktieren Sie uns bei Fragen unter der Telefonnummer xxx“ oder „Wir beraten Sie gerne: Schreiben Sie uns einfach eine Mail!“

Fehler #2: Der Brief-Schlusssatz ohne Call to Action

Was soll ich jetzt tun?

Die wichtigste Frage für den Schluss. Sie beschäftigt den Leser am Ende Ihres Briefs. Zumindest, wenn Sie ihn überzeugt haben. Achten Sie bei Ihrem Geschäftsbrief also darauf, den Brief-Schlusssatz mit einem Call to Action zu versehen. Soll der Leser Ihre Website aufrufen? Soll er Sie anrufen? Oder ein mitgeschicktes Bestellformular ausfüllen?

Geschäftsbrief verfassen: Schöne Alternativen für den Brief-Schlusssatz

Gehört auch mit zum Schluss: Eine angemessene Verabschiedung. Der sehr verdroschene Klassiker, der meistens verwendet wird sind die „freundlichen Grüße“. Aber genau weil diese Floskel so oft genutzt wird, überlesen wir sie. Um im Kopf Ihrer Kunden zu bleiben, sollten Sie sich etwas Kreativeres einfallen lassen. Hier einige Beispiele für mehr Abwechslung in Ihrem Brief:

Guten Rutsch ins neue Jahr …
Schöne vorweihnachtliche Zeit …
Sonnige Grüße aus Augsburg …
Frühlingshafte Wünsche nach …
Herzliche Grüße …
Viel Spaß bei / mit …

Geschäftsbrief verfassen: Regeln für eine gelungene Brief-Unterschrift

Sie sorgt für eine persönliche Note: Die Brief-Unterschrift. So weiß der Leser direkt, wer ihn kontaktiert hat. Aber auch hier lauern Gefahren. Deshalb haben wir für Sie zwei wichtige Unterschrift-Regeln für Ihren Geschäftsbrief.

Unterschrift-Regel #1: Unterschreiben Sie leserlich.

Wenn der Absender keine lesbare Brief-Unterschrift hat, passiert folgendes: Der Leser versucht die Brief-Unterschrift zu entziffern. Weil er scheitert, liest er weiter. Dann sieht er den getippten Namen des Absenders. Nun springt das Auge wieder zur händischen Unterschrift zurück. Und das Gehirn überlegt: Kann das wirklich der Name sein?

Sie sehen: Eine ordentliche, lesbare Unterschrift im Brief ist wichtig. Denn sobald ein Leser ins Stocken gerät, steigert das die Chance, dass er den Brief in den Papierkorb wirft.

Unterschrift-Regel #2: Sagen Sie, wer unterschreibt.

Mindestens genauso wichtig: Die Stellung des Unterzeichnenden. Ist es der Geschäftsinhaber? Ein leitender Angestellter?

Hier will der Leser direkt sehen, mit wem er es zu tun hat. Denn letztendlich gilt: Je höher die Funktion, desto wichtiger fühlt sich der Kunde. Wer wird nicht gerne persönlich von der Geschäftsführung kontaktiert?

Geschäftsbrief verfassen: Brief-Vorlage

Sie sind auf der Suche nach einer Geschäftsbrief-Vorlage? Oder fragen Sie sich: Wie schreibe ich einen Briefkopf richtig? Speichern Sie sich einfach diese Texterclub Brief-Vorlage kostenfrei ab. Damit wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Geschäftsbrief verfassen – und optimieren!

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