Onboarding-Texte, die begeistern

Wie Du neue Mitarbeiter mit ansprechenden und informativen Onboarding-Materialien willkommen heißt.
 
 
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist der erste Schritt, um sie im Unternehmen willkommen zu heißen. Ein effektiver Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich neue Teammitglieder schnell wohl und integriert fühlen. In diesem Textertipp erfährst Du, wie Du mit ansprechenden und informativen Onboarding-Texten einen positiven ersten Eindruck hinterlässt und Deinen neuen Kolleg:innen den Start erleichterst. Viel Spaß beim Lesen …
 
 

 
 

Die Bedeutung von ansprechenden Onboarding-Texten

Erster Eindruck

 
Der erste Eindruck zählt! Ansprechende Onboarding-Texte sind entscheidend, um neuen Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit zu vermitteln. Wenn neue Teammitglieder bereits in den ersten Tagen positive Erfahrungen machen, fördert das ihre Motivation und Bindung an das Unternehmen. Gut gestaltete Texte können Unsicherheiten abbauen, Neugier wecken und die Vorfreude auf die neuen Aufgaben steigern. So schaffen wir eine Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.
 
 

Employer Branding

 
Mit ansprechenden Onboarding-Texten kannst Du das Image Deines Unternehmens stärken. Sie sind eine Chance, Deine Unternehmenskultur und Werte authentisch zu vermitteln. Indem Du klare, inspirierende und positive Botschaften kommunizierst, machst Du neuen Mitarbeitern deutlich, warum Dein Unternehmen ein großartiger Arbeitsplatz ist. Dies trägt nicht nur zur besseren Integration bei, sondern stärkt auch das gesamte Employer Branding.
 
 

Kulturelle Integration

 
Onboarding-Texte spielen eine wichtige Rolle bei der kulturellen Integration neuer Mitarbeiter. Sie helfen, die Werte, Normen und Erwartungen des Unternehmens zu vermitteln. Durch gut formulierte Texte erfahren neue Teammitglieder, wie sie sich im Arbeitsumfeld bewegen und welche Verhaltensweisen geschätzt werden. So fühlen sie sich schneller als Teil des Teams und können sich besser in die Unternehmenskultur einfügen.
 
 

Grundlagen für erfolgreiche Onboarding-Texte

Klarheit und Präzision

 
Klarheit und Präzision sind wichtig für erfolgreiche Onboarding-Texte. Deine Texte sollten leicht verständlich und frei von kompliziertem Fachjargon sein. Klare und präzise Formulierungen helfen neuen Mitarbeitern, wichtige Informationen schnell zu erfassen und Unsicherheiten zu vermeiden. So können sie sich besser auf ihre neuen Aufgaben konzentrieren.
 
Negatives Beispiel:
“Im Rahmen des initialen Einarbeitungsprozesses wird eine iterative Feedbackschleife implementiert, um eine optimierte Performanz der Workflows zu gewährleisten.”
Dieser Satz ist überladen mit Fachjargon und für Neulinge schwer verständlich.
 
Positives Beispiel:
“Während der ersten Wochen wirst Du regelmäßig Feedback zu Deiner Arbeit bekommen. Das hilft uns, Arbeitsabläufe zu verbessern und Dir bei Deiner Einarbeitung.”
Dieser Satz ist direkt, einfach und klar formuliert.
 
 

Empathie und Menschlichkeit

 
Zeige Empathie und Menschlichkeit in Deinen Onboarding-Texten. Denke daran, dass neue Mitarbeiter möglicherweise nervös und unsicher sind. Schreibe Texte, die auf ihre Bedürfnisse und Ängste eingehen. Verwende eine warme, freundliche Sprache, um Vertrauen aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie willkommen sind und Unterstützung erhalten. Einfühlsame Texte können den Übergang ins neue Arbeitsumfeld erleichtern.
 
Negatives Beispiel:
“Neue Mitarbeiter müssen innerhalb der ersten Woche alle Unternehmensrichtlinien studieren und einhalten. Bei Nichtbeachtung drohen disziplinarische Maßnahmen.”
Dieser Satz klingt kalt und unfreundlich, was die Unsicherheit neuer Mitarbeiter verstärken kann.
 
Positives Beispiel:
“Wir wissen, dass der Start in einem neuen Job aufregend, aber auch überwältigend sein kann. Unser Team steht Dir in den ersten Wochen mit Rat und Tat zur Seite, damit Du Dich gut einlebst. Bei Fragen oder Unsicherheiten kannst Du Dich jederzeit an uns wenden.”
Dieser Satz vermittelt Verständnis und Unterstützung, was neuen Mitarbeitern Sicherheit gibt.
 
 

Visuelle Unterstützung

 
Nutze visuelle Unterstützung wie Bilder, Infografiken und Videos, um Deine Onboarding-Texte zu ergänzen. Visuelle Elemente können komplexe Informationen leichter verständlich machen und die Aufmerksamkeit der Leser erhöhen. Sie lockern den Text auf und machen das Lesen angenehmer. Zudem können visuelle Hilfsmittel den Lernprozess beschleunigen, indem sie wichtige Punkte auf anschauliche Weise darstellen.
 
 

Wichtige Elemente in Onboarding-Materialien

Willkommensnachricht

 
Eine herzliche Willkommensnachricht ist der erste Schritt, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen. Sie sollte warm und einladend sein, um einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Eine gute Willkommensnachricht stellt das Unternehmen kurz vor und drückt die Freude über den neuen Kollegen aus. Hier ein Beispiel:
 
“Willkommen im Team! Wir freuen uns sehr, Dich bei uns zu haben. In den kommenden Wochen werden wir alles tun, um Dir den Einstieg so angenehm wie möglich zu gestalten. Bei Fragen oder Anliegen melde dich gerne bei (Ansprechpartner:in).”
 
 

Unternehmensübersicht

 
Eine Unternehmensübersicht ist wichtig, um neuen Mitarbeiter:innen ein klares Bild von ihrem neuen Arbeitsplatz zu geben. Beschreibe kurz die Geschichte des Unternehmens, seine Mission, Vision und Werte. Betone dabei, was das Unternehmen besonders macht und welche Ziele es verfolgt. Eine authentische und inspirierende Unternehmensübersicht hilft neuen Mitarbeitern, sich mit der Unternehmenskultur zu identifizieren.
 
Beispiel:
“Unser Unternehmen wurde vor 20 Jahren mit der Vision gegründet, innovative Lösungen für die Umwelttechnik zu entwickeln. Unsere Mission ist es, nachhaltige Technologien voranzutreiben, die die Lebensqualität verbessern. Unsere Werte – Innovation, Nachhaltigkeit und Teamgeist – sind das Herzstück unserer Arbeit. Wir freuen uns, dass Du Teil dieser Mission wirst.”
 
 

Einarbeitungsplan

 
Ein klarer und strukturierter Einarbeitungsplan hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell in ihre Aufgaben und das Arbeitsumfeld einzufinden. Der Plan sollte einen Zeitrahmen für die ersten Wochen abdecken und wichtige Meilensteine sowie Ziele enthalten. Er sollte auch Informationen zu Schulungen, Meetings und Einführungsgesprächen beinhalten. So wissen neue Mitarbeiter genau, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich vorbereiten können.
 
Beispiel:
“In den ersten zwei Wochen wirst Du an mehreren Schulungen und Einführungsgesprächen teilnehmen. Am ersten Tag erwarten Dich ein Willkommensfrühstück und eine Einführung in unsere IT-Systeme. In der ersten Woche folgen Trainings zu unseren Produkten und Prozessen. In der zweiten Woche wirst Du Dein Team kennenlernen und erste Projekte übernehmen. Dein Mentor steht Dir während der gesamten Zeit zur Seite.”
 
 

Wichtige Kontakte und Ressourcen

 
Es ist hilfreich, neuen Mitarbeiter:innen eine Liste mit wichtigen Kontakten und Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Diese sollte die Ansprechpartner:innen aus verschiedenen Abteilungen sowie nützliche interne Ressourcen umfassen. So wissen neue Mitarbeiter:innen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können und wo sie wichtige Informationen finden.
 
Beispiel:
“Damit Du immer weißt, an wen Du Dich wenden kannst, findest Du hier eine Liste wichtiger Kontakte:
 
✅ Dein/e Mentor/in: [Name, E-Mail, Telefon]
✅ Personalabteilung: [Name, E-Mail, Telefon]
✅ IT-Support: [Name, E-Mail, Telefon]
✅ Unternehmens-Wiki: [Link]
✅ Interne Kommunikationsplattform: [Link]
✅ Frag gerne, wenn Du etwas wissen willst. Wir sind hier, um Dir zu helfen.”
 
 

FAQ-Sektion

 
Eine gut gestaltete FAQ-Sektion kann neuen Mitarbeitern viele ihrer häufigsten Fragen beantworten und ihnen so Unsicherheiten nehmen. Sie sollte Antworten auf typische Fragen zum Arbeitsalltag, zu Prozessen und zur Unternehmenskultur enthalten. Dies erleichtert neuen Teammitgliedern die Orientierung und gibt ihnen das Gefühl, gut informiert zu sein.
 
Beispiel:
“Hier findest Du Antworten auf häufig gestellte Fragen:
 
❔ Wie beantrage ich Urlaub?
👉 Urlaubsanträge stellst Du über unser HR-Portal. Dein Vorgesetzter muss den Antrag genehmigen.
❔ Wie funktioniert die Zeiterfassung?
👉 Du erfasst Deine Arbeitszeiten täglich über unser Zeiterfassungssystem. Weitere Informationen findest Du im Handbuch auf unserem Intranet.
❔ Wo finde ich Informationen zu unseren Produkten?
👉 Im Unternehmens-Wiki findest Du umfassende Informationen zu all unseren Produkten. Der Link dazu ist im Intranet unter ‘Ressourcen’ zu finden.
❔ An wen wende ich mich bei technischen Problemen?
👉 Bei technischen Problemen hilft Dir unser IT-Support weiter. Du erreichst ihn unter [E-Mail] oder [Telefon].”
 
 

Personalisierung und Individualisierung

Individuelle Ansprache

 
Eine individuelle Ansprache in Deinen Onboarding-Texten zeigt neuen Mitarbeiter:innen, dass sie als einzigartige Persönlichkeiten geschätzt werden. Nutze persönliche Anreden und gehe auf die spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten neuer Mitarbeiter:innen ein. Dies schafft eine persönliche Verbindung und hilft, das Vertrauen und die Motivation zu stärken.
 
Positives Beispiel:
“Liebe Anna, herzlich willkommen im Marketing-Team! Wir freuen uns sehr, Dich als neue Social Media Managerin bei uns zu haben. Deine kreativen Ideen und Dein Engagement werden unser Team bereichern. In den ersten Wochen wirst Du eng mit unserem Senior Social Media Strategen zusammenarbeiten, um Dich in Deine neuen Aufgaben einzuarbeiten.”
 
Negatives Beispiel:
“Sehr geehrte neue Mitarbeiterin, willkommen im Unternehmen. Sie werden im Marketing arbeiten und sollten sich an den Senior Social Media Strategen wenden, um Ihre Aufgaben zu verstehen.”
 
 

Anpassung an unterschiedliche Rollen

 
Passe Deine Onboarding-Texte an die spezifischen Rollen und Abteilungen der neuen Mitarbeiter:innen an. Jede Position hat unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen, die in den Onboarding-Materialien klar und präzise beschrieben werden sollten. Dies zeigt, dass Du die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter:innen erkennst und unterstützt.
 
Positives Beispiel:
“Als neuer Softwareentwickler wirst Du in den ersten Wochen eng mit unserem IT-Team zusammenarbeiten. Deine Hauptaufgabe wird es sein, an unserem neuen Projekt XYZ zu arbeiten. Unser Lead Developer, Max, wird Dir als Mentor zur Seite stehen und Dir bei Fragen und Problemen helfen.”
 
Negatives Beispiel:
“Neue Mitarbeiter im IT-Bereich sollten mit dem Teamleiter sprechen, um ihre Aufgaben zu verstehen.”
 
 

Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Feedback einholen

 
Sammle regelmäßig Feedback von neuen Mitarbeiter:innen, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Frage nach ihren Erfahrungen, was ihnen geholfen hat und wo sie Schwierigkeiten hatten. Dieses Feedback ist wertvoll, um Schwachstellen zu erkennen und Deine Onboarding-Texte und -Prozesse zu optimieren. Zeige neuen Mitarbeiter:innen, dass ihre Meinung wichtig ist und sie aktiv zur Verbesserung beitragen können.
 
Beispiel:
“Wir möchten Deinen Einstieg bei uns so angenehm wie möglich gestalten. Daher ist uns Dein Feedback sehr wichtig. Bitte nimm Dir am Ende der ersten Woche kurz Zeit, um uns mitzuteilen, wie Du die ersten Tage erlebt hast. Was hat Dir geholfen? Wo hattest Du Schwierigkeiten? Deine Rückmeldungen helfen uns, den Onboarding-Prozess für alle neuen Kolleg:innen kontinuierlich zu verbessern.”
 
 

Anpassung der Materialien

 
Basierend auf dem erhaltenen Feedback solltest Du Deine Onboarding-Materialien regelmäßig überarbeiten und anpassen. Dies zeigt, dass Du kontinuierlich bestrebt bist, den Einarbeitungsprozess zu verbessern und auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter einzugehen. Aktualisierte und verbesserte Materialien sorgen dafür, dass der Onboarding-Prozess stets relevant und effektiv bleibt.
 
Beispiel:
“Dank Deines wertvollen Feedbacks haben wir unsere Onboarding-Materialien aktualisiert. Ab sofort enthält unser Einarbeitungsplan detailliertere Informationen zu den ersten Projekten und eine erweiterte FAQ-Sektion. Solltest Du weitere Anregungen oder Verbesserungsvorschläge haben, lass es uns bitte wissen. Dein Input ist uns wichtig und trägt dazu bei, den Onboarding-Prozess für alle neuen Mitarbeiter:innen zu verbessern.”
 
 
Jetzt bist Du dran! Nutze die Tipps aus diesem Newsletter, um Deine Onboarding-Texte zu verbessern und neuen Mitarbeitern einen großartigen Start zu ermöglichen.
Wie du deine Texte noch individueller verbesserst, das erfährst du in unseren Seminaren. Natürlich auch, wie du KI dafür nutzen kannst, deine Onboardin-Texte noch schneller und persönlicher zu gestalten. Zum Beispiel hier: