Checkliste: Newsletter & E-Mails

 
Gelten für den Text des E-Mail-Newsletters andere Regeln als für den Werbebrief? Ja und Nein! Denn als Texter eines E-Mail-Newsletters haben Sie es plötzlich mit Editorials, Teasern und Spam-Filtern zu tun. Der Text gewinnt zusätzliche Dimensionen, bietet viele Kombinations-Möglichkeiten und folgt doch klaren Vorgaben. In der Checkliste für Newsletter gibt’s Antworten auf die häufigsten Fragen:
 

Checkliste Newsletter

 

1. Schreibe ich einen Newsletter wie einen Werbebrief?

 
• Die Texter-Regeln für einen Werbebrief sind grundsätzlich übertragbar auf den Newsletter: Kundennutzen und Wichtiges müssen auch hier sofort erkennbar sein.
 
• Einfache, klare Sätze, kurze Absätze und eine klare Struktur sorgen für Verständlichkeit.
 
• Direktansprache führt Ihren Leser zum nächsten Klick.
 

2. Wie sieht die Grundstruktur eines E-Mail-Newsletters aus?

 
• Editorial bzw. persönliche Hinführung/Vorwort stehen am Anfang.
 
• Geben Sie bei längeren Newslettern ein mit den jeweiligen Themenpunkten verlinktes Inhaltsverzeichnis an.
 
• Formulieren Sie kurze Texte zu den jeweiligen Themen. Sie bauen als Teaser/Anreißer Spannung auf und motivieren zum nächsten Klick.
 
• Am Schluss geben Sie das Impressum und einen Hinweis auf Abmeldung des Newsletters an.
 

3. Wie soll ich den Absender angeben?

 
• Geben Sie sich deutlich als Absender zu erkennen: newsletter@firma.de, name@firma.de oder der Klarname des Absenders „Hans Peter Müller“. Verwendet ein Unternehmen den Klarnamen (z.B. des Geschäftsführers), sollte am Anfang des Newsletters sofort erkennbar sein, welche Firma schreibt.
 

4. Was soll in die Betreffzeile?

 
• Kurz, klar, zielgruppenorientiert soll sie sein, die Headline Ihres Werbebriefes.
 
• Sie motiviert zum Lesen und führt in den Text. Warum lohnt es sich, gerade diesen Newsletter zu öffnen. Z.B.: „Ihr Textertipp: Gibt es den Weihnachtsmann wirklich?“ oder „Exklusiv für Sie: Neue Schnäppchen vorab im Internet!“
 
• Achtung vor dem Spam-Filter! Ist die Betreffzeile zu werbend, kann Ihre Mail ungelesen im Netz des Spam-Filters hängen bleiben. Auf der Liste der „verbotenen Wörter“ in den Betreffzeilen stehen in Firmen oft „gratis“, „kostenlos“, „Gewinn“, „Geschenk“ etc.
 
• Auch Zahlen und Sonderzeichen wie :!? oder GROSSBUCHSTABEN gehören nicht in die Betreffzeile.
 

5. Brauche ich ein Editorial?

 
• Eine direkte Anrede und einige einführende Zeilen machen den Newsletter persönlich und informieren den Leser, was ihn erwartet: „Sehr geehrter Herr Müller, Ihr heutiger Newsletter zeigt Ihnen alles Wissenswerte über …“
 
• Für den Einstieg in den Newsletter genügen oft schon zwei bis drei Sätze.
 
• Newsletter, die sehr viel Wert auf persönliche Führung des Lesers legen, leisten sich schon mal zwei bis drei Absätze.
 
• Vor allem: Bieten Sei immer konkrete Informationen ohne lange Phrasendrescherei.
 

6. Wie viele Inhaltspunkte sind gut für einen Newsletter?

 
• Weniger ist mehr: drei bis fünf Themenschwerpunkte sind absolut ausreichend.
 
• Halten Sie die Textpassagen übersichtlich.
 
• Eine einfache und knappe Headline-Text-Struktur erleichtert das Lesen.
 

7. Wie sehen Anrede und Unterschrift in einem Newsletter aus?

 
• Der „elektronische Brief“ ist hier dem herkömmlichen Brief sehr ähnlich. Daher gilt: Die Anrede ist persönlich, sowohl im Editorial („Sehr geehrter Herr/Frau …“) wie auch im Fließtext („Ihr, Sie, Ihnen“).
 
• Alternativ: Anreden, die sich an den Interessen oder dem „Status“ des Angeschriebenen orientieren. Z.B. „Liebe Krimileser“ oder „Liebe Besucher der Trendtage 2009“, „Liebe Leser“.
 
• Wer seine Kunden direkt anspricht, unterschreibt auch am besten persönlich: Entweder in PC-Schrift mit Vorname und Name oder per eingescannter Handschrift. Achten Sie auf Leserlichkeit!
 

8. Brauche ich in einem Newsletter ein Impressum wie auf einer Internetseite?

 
• Auch für einen Newsletter gilt die sogenannte Kennzeichnungspflicht. Sie müssen Ihre Kontaktdaten im Newsletter angeben.
 
• Geben Sie die kompletten Daten mit Firmenname, Postadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Link auf die Website an.
 
• Abgesehen von der rechtlichen Seite, ist ein Impressum auch aus rein praktischem Grund zu empfehlen: Sie sind für Ihren Empfänger schnell, leicht und auf mehreren Wegen erreichbar.
 

9. In welcher Form soll ich die Abbestell-Funktion des Newsletters einbeziehen?

 
• Pflicht ist auch der Hinweis auf eine mögliche Kündigung des Newsletters.
 
• Sie informieren Ihren Leser mit einem freundlichen Text am Ende der E-Mail, dass er den Newsletter jederzeit abbestellen kann.
 
• Achten Sie auf ein bequemes und kundenfreundliches Abmeldeverfahren. Z.B: „Wenn Sie keine aktuellen Informationen von „xyz“ wünschen, klicken Sie bitte hier.“
 
• Geben Sie dem Kunden eine kurze Bestätigung über den Eingang seiner Kündigung. Lassen Sie ihn außerdem wissen, dass er sich jederzeit wieder anmelden kann.
 

10. Müssen Newsletter immer einen weißen Hintergrund haben? Ich würde nämlich gerne unsere Unternehmensfarben mit einbinden.

 
• Maßvoll eingesetzt, sind Farben durchaus erlaubt. Achten Sie aber auf genügend Kontrast zwischen Hintergrund und Schrift!
 
• Verzichten Sie auf die sogenannte Negativschrift. Sie strengt das Auge beim Lesen auf dem Bildschirm an.
 
• Eine Alternative zum Hintergrund in Unternehmensfarben ist: Integrieren Sie Farbe als kleinere grafische Elemente – z.B. in Überschriften, als feine Linien an den Rändern etc.
 

11. Wann ist der beste Zeitpunkt für Business-to-Business (B-to-B) Newsletter-Aussendung?

 
• Zu Wochenbeginn und zum Wochenausklang, also Montag oder Freitag ist eine Aussendung nicht zu empfehlen. Zu oft wird Montag früh die große Flut der Wochenend-E-Mails aussortiert.
 
• Ihr E-Mail-Newsletter sollte idealerweise unter der Woche zwischen Dienstag und Donnerstag im Büro des Empfängers eintreffen.
 
• Halten Sie sich dabei an eine klare zeitliche Struktur, in der sich Ihre Leser zurechtfinden.
 
• Bieten Sie Ihrem Leser einen konkreten Nutzen. Dann freut sich jeder Empfänger über elektronische Post.
 
 

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